Myte 1: Ledere hører hjemme i møder.
Selv om kravene til business forårsage ledere til at deltage i flere møder end andre fagfolk, skal ledere undgå møder. Øverste ledelse er ansvarlig for vision, strategi, planer og kommunikation. Dvs. ledere bør tilbringe det meste af deres tid på tænkning, læring, planlægning og kommunikation. Ineffektiv, ineffektive møder spilde tid af selskabets mest værdifulde medarbejdere.
Bedre: Spørge dybdeborende spørgsmål når inviteret for at sikre, at deres tilstedeværelse vil tilføre værdi. For eksempel, “Hvad er dine mål for mødet?” “Hvordan vil jeg bidrage til at nå disse mål?” og “Hvordan kan jeg forberede mødet?” Efter alt, ønsker du at bidrage til en effektiv møde hvis du beslutter at deltage i.
Myte 2: Holde et stormøde er imponerende.
Faktisk, holde et stormøde er dyrt. Det kan også være imponerende, hvis det udføres korrekt, hvilket betyder at det vil være så lille en mulig.
Bedre: Invitere kun dem, der kan yde et meningsfyldt bidrag. Sandsynligheden for en effektiv møde mindskes med grupper større end ti eller tolv.
Myte 3: Struktur hæmmer spontanitet.
Dette er sandt, hvis dit mål er at få tilfældige resultater over uendelig tid. Mens dette kan lejlighedsvis give spektakulære resultater, såsom vinde et lotteri, kan du opnå forudsigelige resultater hurtigere ved at anvende strukturerede aktiviteter. Disse hjælpe folk gøre metodisk fremskridt i retning af resultater. Ellers, gruppen deltager i en fest, i stedet for at arbejde i et møde.
Bedre: Bruge strukturerede aktiviteter til at holde dig kontrol over dit møde og gøre fremskridt i retning af resultater.
Myte 4: Folk har for travlt til at forberede dagsordener.
Da der er altid tid til at gentage en opgave, løse et problem, eller gøre en undskyldning, skal der være tid til at træffe de foranstaltninger for at undgår sådanne dilemmaer. Samlet set sparer forbereder en dagsorden tid og penge.
Bedre: Forberede en dagsorden eller hvis du er for travlt, spørge nogen til at gøre det for dig. Derefter sende dagsorden til deltagerne, så de kan forberede sig til mødet.
Myte 5: Minutter er unødvendige.
Dette er sandt for ethvert møde hvor folk spildt tid producerer intet. Effektive møder producerer resultater, der er værd at dokumentere. Minutter tjener til at registrere handlingspunkter, registrere beslutninger, og informere andre. Hvis du planlægger et møde med ingen resultater værd dokumenterer, Spørg dig selv hvorfor at møde er nødvendigt.
Bedre: Optage vigtige ideer, aftaler og handlingspunkter på mødet. Derefter konvertere disse noter i minutter.
Myte 6: Møder skal vare i lang tid.
Mens dette kan være tilfældet for nogle møder, kan de fleste møder gennemføres i mindre end en time. Lange, afslappede møder lulle folk ind i apati. Generelt er folk i stand til at fokusere på en opgave i 30 til 60 minutter. Derefter deres opmærksomhed svinder og de mentale ferie at tænke på andre ting.
Bedre: Planlægge møder hvor du bruge tid og ressourcer i forhold til værdien af resultaterne. Det er bør en effektiv møde udformes at tjene et overskud. Derudover Planlæg korte pauser hver 50 minutter.
Myte 7: Effektiviteten af møder er en lav prioritet.
Dette er sandt, hvis du holder sjældent møder. Selvfølgelig, hvis du har mere end to medarbejdere, skal du møder at træffe beslutninger, nå aftaler, og udvikle løsninger. Effektive møder er en kritisk afgørende aktivitet i at drive en virksomhed. De udnytte den kombinerede visdom af dine medarbejdere til at opfinde produkter, øge salget, øge produktiviteten, planlægge strategier og skabe succes.
Bedre: Lære at planlægge og gennemføre møder, der gør din virksomhed en succes.