Når vi kommunikerer, ønsker vi normalt noget til at ske. Vi vil have resultater. Og når vi er bevidst om resultater, vi søger effektiv kommunikation.
For at sige det kan en anden måde, effektiviteten af kommunikation måles ved de svar, det får. Det er ikke målt på hvor godt vi skrev eller hvordan veltalende vi talte, selv om de kan hjælpe os med at få de svar, vi ønsker.
Godt at skrive og tale hjælp os få et svar, fordi de bidrage til at få budskabet igennem. Som jeg har argumenteret i min bog, en Manager’s Guide til nyhedsbreve, kan ikke et nyhedsbrev, der ikke får læst få et svar fra læserne.
Så noget, skrive, designe, taler, og alle de andre kreative aktiviteter. Men i sidste ende svar er hvad Grev, og effektiviteten betyder at få de svar, vi ønsker.
Det er sandt for alle typer af kommunikation, og ikke bare marketingkampagner. Ledere, der sender meddelelser til medarbejdere, for eksempel, ønsker medarbejdere til at reagere på en bestemt måde. Måske de ønsker medarbejderne til at gøre noget anderledes, eller måske de ønsker at styrke eksisterende adfærd.
For et par medarbejder nyhedsbreve jeg offentliggjort, betød effektivitet større bevidsthed om sundhed og sikkerhed. Hvis nyhedsbrevet arbejdede, så de bør har bidraget til at reducere antallet af ulykker, plante og hjalp medarbejdere føre sundere livsstil.
Ét punkt: effektiviteten ikke kan opnås uden leddelt mål. Som det gamle ordsprog siger, “Hvis du ikke ved hvor du skal hen, enhver vej med.” Eller som den uforlignelige Yogi Berra udtrykte det, “Hvis du ikke ved, hvor du skal hen… Du kan ende op et andet sted.”
Med det, lad os skabe en hurtig og nem tjekliste, der tager os gennem de grundlæggende trin, der kræves til effektiv kommunikation:
1. Hvad er dit mål, hvad gør du ønsker skal ske? Vil du have mere salg, reduceret personaleomsætningen, opretholdelse af medlemmer? Være specifik omkring dine mål, og hvis du kan vedhæfte tid og dollar værdier til dem så meget desto bedre.
2. hvilket svar af læsere eller lyttere er nødvendige? Hvad skal de gøre? Hvilke tanker vil du have dem til at holde i deres sind? Vil du styrke eksisterende tænkning eller adfærd? Hvad skal de gøre for at dit mål?
3. Hvorfor ville de svare på din besked? Det er meget godt for dig at have mål, men du bliver også nødt til at tilbyde noget, der giver værdi i deres vilkår. Tænk på kommerciel tv-spredning, som kombinerer gratis underholdning med reklamebudskaber.
4. hvad meddelelsesindhold vil motivere dem til at handle? Hvad fag vil give denne værdi til dem?
5. Hvordan vil du præsentere dette indhold? Du kan underholde, informere, høre, udfordre, løse problemer og meget mere.
6. hvor ofte vil du nødt til at gentage beskeden? I mange tilfælde skal du gøre flere kontakter til at få de svar, du ønsker. Børsmæglere salg opkald, eksempelvis bliver figur på et gennemsnit på fem til syv kontakter før et perspektiv en potentiel kunde.
7. Hvis du kvantificeret dine mål, overstiger værdien af opfylder målet omkostninger at kommunikere? I forbindelse med markedsføring, for eksempel, hvor mange salg har du til at betale omkostningerne ved din annoncekampagne?
Gå gennem disse trin vil starte os på den højre fod, fordi det tvinger os til at tænke over svarene. Og når vi er fokuseret på svar, vi er meget mere tilbøjelige til at kommunikere effektivt.